Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa systemu kadrowo-płacowego na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET MUZYCZNY FRYDERYKA CHOPINA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275702

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okólnik 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-368

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@chopin.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://chopin.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa systemu kadrowo-płacowego na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-7a5e7ddb-3e3e-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00259779

2.6.) Wersja ogłoszenia: 06

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-11-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00029715/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.4 zakup systemu wspierającego zarządzanie personelem w ramach projektu Talenty muzyczne na drodze do mistrzostwa i sukcesu zawodowego

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Talenty muzyczne na drodze do mistrzostwa i sukcesu zawodowego” nr POWR.03.05.00-00-Z223/18 współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020, Oś priorytetowa III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działania 3.5. Kompleksowe programy szkół wyższych.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://bip.chopin.edu.pl/?cid=26

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal (Formularz do komunikacji) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: - administratorem danych osobowych jest Uniwersytet
Muzyczny Fryderyka Chopina, ul. Okólnik 2, 00-368 Warszawa;- dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie
zamówienia publicznego;- odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ust. 1 i 4 oraz art. 266 w zw. z
art. 222 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r.poz. 2019, z późn. zm.);- dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres nie krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, w sytuacjach gdy źródłem finansowania są środki zewnętrzne długość przechowywania danych określa umowa dofinansowująca projekt;- obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących
jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych
wynikają z ustawy Pzp;- w odniesieniu danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-20/11/2021/272/W/MSW

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Dostawa i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina jako systemu wspierającego zarządzanie personelem (kompleksowy koszt systemu, wdrożenia, i aktualizacji) na potrzeby realizacji projektu pn. „Talenty muzyczne na drodze do mistrzostwa i sukcesu zawodowego” nr POWR.03.05.00-00-Z223/18 współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020, Oś priorytetowa III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działania 3.5. Kompleksowe programy szkół wyższych.
Zakres rzeczowy przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego, w skład którego wchodzi wdrożenie systemu oraz świadczenie opieki serwisowej do 30.11.2023 oraz zamówienia objętego prawem opcji.
Prawem opcji objęte są usługi opieki serwisowej. Zamawiający uprawiony jest do skorzystania z prawa opcji w terminie do dnia 30.11.2023 r. poprzez złożenie Wykonawcy w tym zakresie oświadczenia woli. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji usługi serwisowe objęte prawem opcji będą świadczone od 01.12.2023 i nie dłużej niż do upływu 4 lat od daty podpisania umowy na zasadach w niej określonych.
Minimalnymi wymaganymi elementami systemu są:
• moduł dostępu do danych (wprowadzanie, edycja, usuwanie,) i generowania raportów dla operatorów – pracowników Działu Kadr i Płac,
• moduł dostępu do spersonalizowanych (własnych) danych (odczyt, składanie wniosków) dla pracowników UMFC – dostęp przez przeglądarkę lub aplikację w trybie portalu pracowniczego,
• moduł przechowywania danych – system zarządzania relacyjną bazą danych (RDBMS).
System umożliwiać ma między innymi przetwarzanie, informowanie, gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie danych, obejmujące swoim zakresem moduł:
a. kadrowy z modułem elektronicznych akt osobowych,
b. płacowy,
c. portal pracowniczy, do którego pracownik będzie mógł się zalogować i sprawdzić swoje wynagrodzenie, grafik, ilość dni urlopu, złożyć wniosek urlopowy oraz pobrać pasek płacowy, druk RMUA, deklarację PIT i inne.
d. Pracownicze Plany Kapitałowe.

Wykonanie przedmiotu zamówienia będzie realizowane w następujących etapach:
1) Analiza i Projekt realizacji wdrożenia
2) Dostawa oprogramowania i instalacja oprogramowania
3) Utworzenie bazy testowej
• konfiguracja wg ustaleń Analizy
• migracja danych do testów
4) Szkolenia pracowników
5) Utworzenie bazy produkcyjnej
• konfiguracja wg ustaleń Analizy
• migracja danych
6) Kontrola migrowanych danych oraz konfiguracji produkcyjnej
7) Gotowość systemu do odbioru przez Zamawiającego

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48900000-7 - Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

72254000-0 - Testowanie oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

80533000-9 - Usługi zapoznawania użytkownika z obsługa komputera i usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: termin wdrożenia systemu

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: a. odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast przedmiotowego dokumentu składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
b. Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
• w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie zrealizowali co najmniej pięć zamówień polegających na dostawie, instalacji, wdrożeniu i serwisowaniu systemu informatycznego do obsługi obszaru kadrowo-płacowego wraz z przeszkoleniem pracowników, z czego przynajmniej jedno zamówienie realizowane było w jednostce sektora finansów publicznych o wartości co najmniej 50.000,00 zł brutto każde.
• dysponują osobami zdolnymi wykonania zamówienia tj. min. 3 osobowym zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia, w tym:
- koordynatora wdrożenia – osoba, która co najmniej dwukrotnie kierowała zespołem wdrożeniowym w systemach kadrowo – płacowych
- co najmniej 2 specjalistów z doświadczeniem w zakresie wdrażania systemów kadrowo-płacowych, którzy co najmniej dwukrotnie uczestniczyli w realizacji zamówienia polegającego na dostawie, instalacji i wdrożeniu systemu.
• oświadczenie Wykonawcy dot. posiadania niezbędnej wiedzy na temat ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji – do oświadczenia Wykonawca winien załączyć dokument potwierdzający uczestnictwo w szkoleniach z zakresu RODO

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-12-06 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferty należy złożyć na skrzynkę Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina na portalu ePUAP (/UMFC/domyslna)

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-12-06 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-01-04